Lizenz- und Nutzungsbedingungen für Arbeitgeber
Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Tridion Pension Cloud durch Arbeitgeber im Paket „Arbeitgeber Self Service“. Sie werden im Buchungsvorgang bestätigt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird gesondert im Portal geschlossen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Bereitstellung der Plattform als Software-as-a-Service (Hauptvertrag, Paket „Arbeitgeber Self Service")
Version: 2026-09-12
Anbieter: Tridion Benefits GmbH, Emil-Hoffmann-Straße 1a, 50996 Köln, Amtsgericht Köln HRB 68751, USt-IdNr. DE270674810, vertreten durch den Geschäftsführer Achim Trude — nachfolgend „Anbieter".
Lizenznehmer: der Arbeitgeber, der ein Paket der Plattform bucht — nachfolgend „Arbeitgeber" oder „Lizenznehmer".
§ 1 Geltungsbereich, Vertragsschluss, Konzern
(1) Diese Bedingungen gelten für Verträge über die Nutzung der Plattform „Tridion Pension Cloud" (nachfolgend „Plattform") durch Arbeitgeber zur Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) und betrieblichen Krankenversicherung (bKV) ihrer Beschäftigten. Sie gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB), juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.
(2) Der Vertrag kommt zustande, indem der Arbeitgeber ein Paket über die Website des Anbieters bucht, diese Bedingungen im Bestellvorgang bestätigt und der Anbieter die Buchung durch Freischaltung des Zugangs annimmt. Die Bestätigung durch den Zahlungsdienstleister ist noch keine Annahme.
(3) Abweichende Geschäftsbedingungen des Arbeitgebers werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht. Verhandelte Verträge (Enterprise) gehen diesen Bedingungen vor.
(4) Konzern. Bucht eine Gesellschaft für mehrere verbundene Unternehmen (§§ 15 ff. AktG), benennt sie diese dem Anbieter in Textform. Jedes benannte Unternehmen ist für die Daten seiner Beschäftigten eigener Verantwortlicher und schließt den Auftragsverarbeitungsvertrag selbst oder — mit Vollmacht — durch die buchende Gesellschaft (§ 1 (5) AV-Arbeitgeber). Die buchende Gesellschaft haftet für die Vergütung aller benannten Unternehmen.
(5) Vertragsbestandteile in dieser Rangfolge: individuelles Angebot (soweit vorhanden), diese Lizenzbedingungen, die Leistungsbeschreibung (§ 3), der Auftragsverarbeitungsvertrag (av-arbeitgeber.md) mit Anlagen A bis E und — für beaufsichtigte Lizenznehmer auf Verlangen — Anlage F. Für Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten geht der Auftragsverarbeitungsvertrag vor.
§ 2 Voraussetzungen auf Seiten des Arbeitgebers
(1) Der Arbeitgeber benennt eine natürliche Person als Administrator. Diese Person schließt vor der ersten Nutzung im Portal den Auftragsverarbeitungsvertrag ab und nimmt die Datenschutzhinweise zur Kenntnis. Ohne diesen Abschluss wird kein Zugang freigeschaltet. Der Arbeitgeber versichert, dass die handelnde Person dazu bevollmächtigt ist.
(2) Der Arbeitgeber ist Verantwortlicher für die Daten seiner Beschäftigten. Er stellt sicher, dass für die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage besteht (regelmäßig § 26 BDSG), informiert seine Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO (der Anbieter stellt hierfür die Datenschutzhinweise bereit) und wahrt Beteiligungsrechte des Betriebs- oder Personalrats, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Der Anbieter stellt auf Verlangen die Beschreibung der Protokollierung und Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.
(3) Makler. Der Arbeitgeber kann einen Versicherungsmakler seiner Wahl zur Betreuung in der Plattform zuordnen, sofern dieser Lizenznehmer der Plattform ist. Die Zuordnung, ihr Umfang und ihre Aufhebung erfolgen durch den Arbeitgeber im Portal. Der Anbieter ist nicht Partei des Verhältnisses zwischen Arbeitgeber und Makler und vermittelt keinen Makler. Ohne Zuordnung nutzt der Arbeitgeber die Plattform ohne Maklerbetreuung.
§ 3 Leistungsgegenstand
(1) Der Anbieter stellt die Plattform für die Vertragsdauer über das Internet bereit: Verwaltung der Belegschaft und ihrer Versorgungsverträge, Entgeltabrechnungs-Zulieferung (Meldelisten), Bearbeitung von Änderungen (Ein- und Austritte, Beitragsänderungen), ein Portal für Beschäftigte mit Einsicht in die eigene Versorgung und Rechenhilfen. Der Umfang je Paket ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf der Website zum Zeitpunkt der Buchung.
(2) Die Pakete „Honorartarife" und „Provisionierte Tarife" unterscheiden sich ausschließlich in der Vergütung der Plattform, nicht in ihrem Funktionsumfang. Welche Tarife der Arbeitgeber seinen Beschäftigten anbietet, entscheidet er mit seinem Berater; der Anbieter vermittelt keine Tarife.
(3) Die Plattform erbringt keine Versicherungsvermittlung, keine Versicherungs-, Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt keine Versorgungsordnung. Berechnungen beruhen auf den eingegebenen Daten und den hinterlegten gesetzlichen Rechengrößen des jeweiligen Jahres; sie sind Arbeitshilfe. Die Ausgestaltung der Versorgungszusage, die arbeitsrechtliche Umsetzung und die Beratung der Beschäftigten bleiben beim Arbeitgeber und seinem Berater.
(4) Die Plattform ist für Versorgungszusagen nach deutschem Recht gebaut (Betriebsrentengesetz, deutsche Beitragsbemessungsgrenzen und Sozialversicherungssätze). Für Beschäftigte, deren Beschäftigungsverhältnis einem anderen Recht unterliegt, kann der Arbeitgeber sie zur Verwaltung nutzen; Rechenergebnisse gelten dann nicht.
(5) Funktionen, die Sprachmodelle einsetzen (Anlage D zum AV), sind nicht Bestandteil der geschuldeten Leistung; sie stehen zur Verfügung, soweit sie freigeschaltet sind, und können geändert oder eingestellt werden.
(6) Weiterentwicklung, Änderung und Wegfall von Funktionen: 30 Tage Ankündigung in Textform; bei erheblicher Verschlechterung außerordentliches Kündigungsrecht zum Wirksamwerden.
§ 4 Verfügbarkeit, Wartung, Support
(1) Verfügbarkeit am Übergabepunkt (Routerausgang des Rechenzentrums) 99,0 % im Monatsmittel; ausgenommen angekündigte Wartungsfenster, Störungen außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters und KI-Funktionen.
(2) Wartungsfenster mit 48 Stunden Vorlauf im Portal, nach Möglichkeit außerhalb Montag bis Freitag 07:00–20:00 Uhr; sicherheitsrelevante Eingriffe ohne Vorlauf mit nachträglicher Erläuterung.
(3) Support in Deutsch und Englisch an Werktagen (Köln) 09:00–17:00 Uhr; Reaktionszeit bei Ausfall wesentlicher Funktionen vier Stunden innerhalb der Supportzeit, sonst ein Werktag. Support für Beschäftigte erfolgt über den Arbeitgeber, nicht unmittelbar.
(4) Minderung bei Unterschreitung wie folgt: 5 % der Monatsvergütung je angefangenes Prozent Unterschreitung, höchstens 50 %.
§ 5 Nutzungsrechte, Daten
(1) Der Arbeitgeber erhält für die Vertragsdauer das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Plattform für die Verwaltung der Versorgung seiner Beschäftigten (und der nach § 1 (4) benannten Unternehmen) zu nutzen und seinen Beschäftigten sowie einem zugeordneten Makler Zugang im Rahmen der dafür vorgesehenen Portale zu gewähren.
(2) Nicht gestattet: Nutzung für Dritte, Zurückentwickeln über §§ 69d, 69e UrhG hinaus, automatisiertes Auslesen außerhalb dokumentierter Schnittstellen, Umgehung von Zugriffsbeschränkungen.
(3) Alle Rechte an der Plattform verbleiben beim Anbieter. Die Daten des Arbeitgebers und seiner Beschäftigten bleiben seine Daten; der Anbieter nutzt sie nicht zu eigenen Zwecken und nicht zum Training von Modellen (§ 2 (5) AV).
§ 6 Pflichten des Arbeitgebers
(1) Ein Konto je natürlicher Person; keine Sammelkonten; Entzug bei Ausscheiden; Nutzung der Zwei-Faktor-Authentisierung für Konten mit Schreibrechten, sobald sie verpflichtend eingeführt ist (Anlage B, B.7).
(2) Der Arbeitgeber stellt Beschäftigten- und Entgeltdaten richtig und vollständig ein bzw. lässt sie über angebundene Personalsysteme übernehmen und prüft Übernahmeergebnisse. Die Plattform legt Abweichungen als Vorgang vor; die Entscheidung trifft der Arbeitgeber.
(3) Der Arbeitgeber weist seine Nutzer an, in Freitextfelder keine Daten aufzunehmen, die über den Zweck der Eingabe hinausgehen (§ 8 AV, Anlage D).
(4) Angaben mit Gesundheitsbezug (bKV) stellt der Arbeitgeber nur ein, wenn dafür eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO besteht (§ 4 AV).
§ 7 Vergütung, Abrechnung, Zahlung
(1) Vergütung nach Paket und Zahl der verwalteten Beschäftigten gemäß Preisliste zum Zeitpunkt der Buchung, netto zuzüglich Umsatzsteuer.
(2) Abrechnung über Stripe im gewählten Abrechnungszeitraum im Voraus; Messung der Beschäftigtenzahl zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums am tatsächlichen Bestand aktiver Beschäftigter mit Versorgungsvertrag oder -anwartschaft; ausgeschiedene Beschäftigte in Anwartschaft zählen nicht. Überschreitung führt zur nächsthöheren Menge ab dem folgenden Abrechnungszeitraum; Verringerung zum Ende des Abrechnungszeitraums.
(3) Testphase 30 Tage ohne Vergütung; Kündigung innerhalb der Testphase beendet den Vertrag mit ihrem Ablauf.
(4) Preisänderungen mit 60 Tagen Frist zum Beginn eines Abrechnungszeitraums; Kündigungsrecht zum Wirksamwerden; bei Erhöhung um mehr als 10 % in zwölf Monaten ohne Leistungserweiterung außerordentliches Kündigungsrecht.
(5) Zahlungsverzug: nach Mahnung mit 14 Tagen Frist Beschränkung auf Lesezugriff und Export. Das Beschäftigtenportal bleibt für die Einsicht in die eigene Versorgung offen — Beschäftigte tragen den Verzug ihres Arbeitgebers nicht.
§ 8 Laufzeit und Kündigung
(1) Unbestimmte Laufzeit; Kündigung mit 30 Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums in Textform, bei jährlicher Abrechnung drei Monate zum Ende des Abrechnungsjahres.
(2) Außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
(3) Kündigt der Anbieter ordentlich, beträgt seine Frist sechs Monate.
§ 9 Vertragsende, Datenrückgabe, Aufbewahrung
(1) 30 Tage Lese- und Exportzugang nach Vertragsende; Export aller Daten in gängigen, maschinenlesbaren Formaten (CSV/JSON je Datenklasse, Dokumente als Originaldateien mit Zuordnungsliste), insbesondere der Meldelisten und der Versorgungshistorie je Beschäftigtem.
(2) Kein Zurückbehaltungsrecht des Anbieters an den Daten.
(3) Danach Löschung nach § 11 AV und Anlage E. Hinweis: Ansprüche aus Versorgungszusagen können Jahrzehnte nach dem Ausscheiden geltend gemacht werden. Der Arbeitgeber trägt nach Vertragsende die Nachweispflicht selbst; er sorgt vor dem Export dafür, dass er die Historie vollständig übernimmt. Auf Wunsch bietet der Anbieter eine gesperrte Aufbewahrung zum Nachweiszweck gegen gesonderte Vergütung an.
§ 10 Sperrung
Der Anbieter darf den Zugang einzelner Nutzer oder der Organisation vorübergehend sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte dafür bestehen, dass Zugangsdaten kompromittiert sind, die Plattform missbräuchlich genutzt wird oder von dem Zugang eine Gefahr für Daten anderer Mandanten ausgeht. Der Arbeitgeber wird unverzüglich informiert; die Sperre wird aufgehoben, sobald der Grund entfällt. Eine Sperre wegen Zahlungsverzugs richtet sich ausschließlich nach § 7 (5).
§ 11 Gewährleistung
Mietrechtliche Gewährleistung mit Ausschluss der verschuldensunabhängigen Haftung für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB); unverzügliche Mängelanzeige; Umgehungslösungen zulässig. Keine Mängel: Folgen fehlerhafter Eingabe- oder Fremddaten, nicht unterstützte Endgeräte, Ergebnisse von KI-Funktionen.
§ 12 Haftung
(1) Unbeschränkt für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit, Produkthaftung, übernommene Garantien.
(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, höchstens die in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlte Vergütung, mindestens 10.000 Euro je Schadensfall; im Übrigen ausgeschlossen.
(3) Datenverlust: nur im Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer Sicherung durch den Anbieter entstanden wäre.
(4) Art. 82 DSGVO und Freistellung nach § 12 (1) AV.
(5) Keine Haftung für die arbeitsrechtliche und steuerliche Ausgestaltung der Versorgungszusage, für Beratungsergebnisse und für Entscheidungen, die Arbeitgeber oder Beschäftigte auf Grundlage der Plattform treffen (§ 3 (3)).
§ 13 Vertraulichkeit, Referenznennung
Beide Seiten behandeln Informationen, die sie im Rahmen des Vertrages über die andere Seite erhalten und die als vertraulich gekennzeichnet oder erkennbar vertraulich sind, vertraulich; das gilt für den Anbieter insbesondere für Bestands- und Kundendaten des Arbeitgebers, für den Arbeitgeber für nicht öffentliche Informationen über Aufbau und Sicherheit der Plattform. Die Pflicht besteht drei Jahre über das Vertragsende hinaus. Der Anbieter darf den Arbeitgeber nur mit dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz nennen.
§ 14 Änderungen dieser Bedingungen, Betreiberwechsel
(1) Änderungen mit 60 Tagen Frist in Textform, beschränkt auf Nachvollzug geänderter Rechtslage, Rechtsprechung oder technischer Gegebenheiten ohne unangemessene Benachteiligung; Widerspruchsrecht mit Hinweis auf die Folge des Schweigens; Hauptleistung und Vergütung ausgenommen.
(2) Jede Fassung trägt eine Versionsangabe; die bestätigte Fassung wird dem Buchungsvorgang zugeordnet; frühere Fassungen bleiben abrufbar.
(3) Betreiberwechsel. Übertragung des Vertrages einschließlich Auftragsverarbeitungsvertrag und Anlagen auf ein verbundenes Unternehmen (§§ 15 ff. AktG), das den Betrieb der Plattform übernimmt, mit 30 Tagen Ankündigung unter Nennung von Firma, Sitz und Registereintragung und Bestätigung, dass Leistungsumfang, Vergütung, Datenschutzniveau, Verarbeitungsorte und Unterauftragnehmer unverändert bleiben. Widerspruchsrecht bis zum Wirksamwerden; bei Widerspruch außerordentliches Kündigungsrecht zum Übertragungszeitpunkt mit auf 90 Tage verlängerter Exportfrist. Erteilte Zustimmungen gelten gegenüber dem übernehmenden Unternehmen fort.
§ 15 Schlussbestimmungen
Deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts; ausschließlicher Gerichtsstand Köln gegenüber Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen; Textform für Änderungen; salvatorische Klausel mit Rückgriff auf die gesetzliche Regelung; deutsche Fassung verbindlich.
Einbeziehung. Diese Bedingungen werden im Buchungsvorgang vor Abschluss angezeigt und mit Versionsangabe verlinkt; der Arbeitgeber bestätigt sie durch Ankreuzen. Der Zahlungsdienstleister hält die Bestätigung mit Zeitpunkt fest; die bestätigte Fassung wird dem Vorgang zugeordnet. Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird gesondert im Portal geschlossen (§ 2 (1)).